Filemaker praktijkvoorbeeld: Seafury

Beheer van Klanten, Boten, Financieel en Workflow.

Voor een sloepenbouwer uit Katwijk a.d Rijn, heb ik deze applicatie geschreven. In eerste instantie was het vertrekpunt anders: men had een MS Access database overgezet naar een Filemaker 7 database. Dit was in eerste instantie voldoende. De wens om functioneel uit te breiden en toe te voegen deed zich echter al binnen één jaar voor.

Dieper in detail bleek de conversie geen rekening te hebben gehouden met normalisatie van de gegevens: alle gegevens stonden in één tabel. Een klant met meerdere boten of noten uit het verleden werd 'creatief' opgelost. Velden met omschrijvingen als 'eerste boot', 'tweede boot', etc.

Tot op bepaalde hoogte gaat dat goed, totdat er geen verschil meer te zien is tussen een klant met meerdere boten, of een klant met een geschiedenis van meerdere boten.

Op basis van diverse interviews en analyse van bedrijfsprocessen en administratie, is besloten een applicatie van de grond af aan opnieuw te bouwen, met een nieuw datamodel, gebaseerd op heden en verwachtingen voor de toekomst, vooral de overzichten en workflow ondersteuning.

De waan van de dag, zeker op de drukkere tijden, leidde tot miscommunicatie waardoor opdrachten niet, gedeeltelijk of te laat werden uitgevoerd. Ook verdere administratieve afhandeling bleef wel eens liggen, met alle gevolgen van dien.

Hieronder een aantal schermafbeeldingen van de applicatie zoals deze nu in gebruik is bij Seafury BV.

Klant Informatie & Notities

Dit is het scherm waarin dagelijks de notities en acties worden beheerd.
Boten Administratie & Onderhoud.

Dit scherm is voor het beheer van boot gegevens, onderhouds notities, onderhoud schema's, opmerkingen, notities, etc.
Taken Samenvatting

Een willekeurige taak, gerelateerd aan een boot en/of klant, kan toegewezen worden aan een medewerker met - optioneel - een beloofde datum.
Taken Details

In het scherm van de taken details kan de status van de taak aangepast worden en gefilterd op verschillende criteria.
Klant Financieel Overzicht

Compacte invoer en beheer van fakturen en betalingen, weergave naast elkaar: het huidig uitstaand saldo is direct zichtbaar.
Customer Financieel Overzicht

Alle detailregels van fakturen en betalingen, in een overzicht, ideaal voor openstaande posten.
Werken = Fouten maken

Hoe goed en nauwkeurig mensen ook zijn, iedereen maakt wel eens een foutje. Om deze invoer handmatig te kunnen corrigeren, is de applicatie voorzien van administratieve schermen. Corrigeren zonder de (dure) ontwikkelaar!